Het Martini Ziekenhuis en het UMCG wisselen naast radiologiebeelden nu ook patiëntsamenvattingen met elkaar uit via de digitale snelweg XDS NN. Voor de medewerkers van de medische administratie van het Martini betekent dat een hele verbetering. Van stapels papier naar één druk op de knop: ‘Wij zijn hier superenthousiast over.’
Voor goede samenwerking in oncologienetwerken is het cruciaal dat ziekenhuizen gemakkelijk en veilig patiëntgegevens met elkaar kunnen uitwisselen. Verschillende regio’s zijn ermee bezig om dit voor elkaar te krijgen. De regio Zuidwest-Nederland wisselt de BgZ bijvoorbeeld uit via het Zorgplatform van ChipSoft. In de regio Midden-Nederland gaan ziekenhuizen geautomatiseerd oncologische patiëntgegevens met elkaar uitwisselen voor het multidisciplinair overleg (mdo) onder de noemer Data Delen Midden-Nederland. Noord-Nederland wisselt al jaren radiologiebeelden en -verslagen uit via het regionale platform XDS NN, dat wordt beheerd door GERRIT. De regio breidt het gebruik van dat platform nu uit met andere vormen van uitwisseling – óók om in de praktijk te laten zien wat er allemaal kan met XDS.
XDS NN
Uitwisselen van radiologiebeelden en -verslagen via het platform XDS NN gaat supersnel, veilig en naar volle tevredenheid van zorgprofessionals. Die goedwerkende infrastructuur zet de regio nu in voor uitwisselen van andere patiëntgegevens: een patiëntsamenvatting tussen het Martini Ziekenhuis en het UMCG en gegevens van hartpatiënten tussen de ziekenhuizen die samenwerken in HartNet Noord-Nederland. Voor beide ‘nieuwe’ uitwisselingen met XDS zijn de pilots bijna ten einde en de ervaringen zijn uitstekend.
“De patiëntsamenvatting vanuit Epic is vergelijkbaar met de BgZ, maar bevat veel meer gegevens, zoals de notities van artsen”, zegt Maarten de Ruiter, ambassadeur Digitale uitwisseling bij ons programma en projectleider bij het UMCG. In de pilot waarin Martini en UMCG de patiëntsamenvatting uitwisselen, gaat het om patiënten met een tumor in het maag-darm-levergebied die van het Martini naar het UMCG worden verwezen. Het dossier van deze patiënten wordt nu in XDS klaargezet. Het ontvangende ziekenhuis kan middels een zogeheten viewer de informatie inzien en desgewenst binnenhalen in het eigen epd. En dat gaat heel goed, aldus De Ruiter: “Het is snel en veilig en er is geen datalimiet. Dus heel grote bestanden overhalen is geen probleem.”
Stapels papier
Door deze nieuwe werkwijze beschikken mdl-artsen in het UMCG veel sneller over de zorginformatie die ze nodig hebben. Voor de medewerkers van de medische administratie in het Martini betekent dit véél minder werk. Evelien van der Sluis, medisch secretaresse bij het secretariaat Maag-Darm-Leverziekten van het Martini Ziekenhuis: “Sinds een half jaar gebruiken wij XDS om patiënten te verwijzen naar het UMCG. Dat is echt ideaal, wij zijn er superenthousiast over. Voorheen moesten we alle patiëntinformatie zoals brieven, labuitslagen en verslagen uitprinten, inscannen en mailen. Dat kostte veel tijd en er gingen stápels papier de prullenbak in, zo zonde.”
Gemiddeld gaat het om zo’n vijf à zes patiënten per week, aldus Van der Sluis: “Verwijzingen hebben meestal spoed: ze moeten op tijd bij het UMCG zijn zodat de patiënten besproken kunnen worden in het eerstvolgende mdo. Het is bovendien belangrijk dat je alle benodigde informatie meestuurt, je mag niks vergeten want dat kan ook vertraging opleveren voor de patiënt. Nu zetten we het patiëntdossier in één keer klaar in XDS en mailen het UMCG een linkje. De bedoeling is dat dat mailtje er ook nog tussenuit gaat: binnenkort krijgen onze collega’s bij het UMCG een pop-up op hun scherm als er een patiëntdossier voor ze klaar staat in XDS.”
Halve dokters
De informatie die Van der Sluis in XDS klaarzet, wordt binnengehaald door onder anderen Magda Souisa, medewerker Medische Administratie Polikliniekbureau Poli Oncologie 2 bij het UMCG. “Mijn collega’s en ik noemen onszelf weleens gekscherend ‘halve dokters’”, lacht ze, “want we lezen letterlijk alles wat binnenkomt; alle verslagen, labuitslagen, brieven, noem maar op. Het is een verantwoordelijke job, je mag niks over het hoofd zien. Als er informatie mist, dan moet je er gelijk achteraan. Want je wilt voorkomen dat een patiënt niet besproken kan worden in het mdo omdat bijvoorbeeld het beeldvormend onderzoek ontbreekt.”
Sinds een half jaar verlopen de verwijzingen van patiënten met een tumor in het mdl-gebied vanuit het Martini via XDS. Wat merkt Souisa daarvan? “Qua tijdwinst niet zoveel”, zegt ze, “want we moeten nog steeds controleren of alle informatie er is.” Dat ze het dossier in XDS kan zien, vindt ze prettig: “Alles wat tot aan de datum van vandaag is gebeurd, staat erin. Als de patiënt volgende week een aanvullend onderzoek krijgt, dan sturen onze collega’s van het Martini dat verslag apart na via XDS. We zijn daar blij mee. Omgekeerd wil het Martini graag dat wij meteen nadat de patiënt in het mdo is besproken, het mdo-verslag klaarzetten in XDS. Dat kan ik me goed voorstellen. Op dit moment kunnen we dat nog niet, maar er wordt aan gewerkt.”
HartNet Noord-Nederland
Niet alleen de oncologie in Noord-Nederland, ook de cardiologie is volop bezig met data-uitwisseling via XDS NN. De zorg voor hartpatiënten is in deze regio goed georganiseerd in HartNet Noord-Nederland, een samenwerkingsverband tussen het Martini Ziekenhuis, Ommelander Ziekenhuis Groningen, het Wilhelmina Ziekenhuis in Assen, de Treant Ziekenhuizen, het UMCG en de huisartsen in Groningen Drenthe.
De HartNet-ziekenhuizen delen al veel langer patiëntinformatie met elkaar, maar nu verloopt dit via XDS. Gerard van Kernebeek, ambassadeur Digitale uitwisseling en projectleider HartNet: “We trekken hierin samen op met oncologie; Maarten en ik zitten in hetzelfde projectteam. We leren veel van elkaar en die kennis en ervaringen delen we graag weer met andere specialismen in de regio die ook patiëntdossiers willen uitwisselen via XDS.”
Zowel bij de oncologie als bij HartNet worden de medewerkers van de medische administraties en secretariaten nauw bij dit proces betrokken. “Wij hebben bewust op hen ingezoomd omdat zij ervoor zorgen dat de patiëntinformatie in het epd beschikbaar is”, zegt Van Kernebeek. “Zij zijn van cruciaal belang voor de informatiebeschikbaarheid in de netwerkzorg in de regio. We overleggen dan ook regelmatig over wat wel en niet werkt voor hen. Want zij moeten het tenslotte doen.”
Honderd procent garantie
Voor Marjon Beumer, teamleider poli Cardiologie en werkzaam bij het HC-secretariaat van de Treant Zorggroep in Emmen, werkt het zeker: “Wij versturen alle verwijzingen naar externe thoraxcentra, voor ablatie, second opinions, noem maar op. Voorheen gebruikten we XDS alleen voor de beelden. De verwijzing zelf, dus de correspondentie, hartfilmpjes en de labuitslagen, stuurden we als apart pakketje mee met de mail. Dat ging op zich prima. Alleen merkten we voornamelijk bij de verwijzingen voor elektrofysiologisch onderzoek dat de bestanden te groot waren om te versturen. En je kreeg niet altijd een melding dat de mail niet was aangekomen, heel vervelend. Ik heb nu honderd procent garantie dat een verwijzing is overgekomen omdat ik dat kan zien in XDS. We zijn ook veel minder tijd kwijt per verwijzing, dat scheelt zó 5 minuten. We doen zo’n 10 tot 15 verwijzingen per dag, dus dat tikt wel lekker aan.”
Tussenstap
De pilot loopt inmiddels ten einde en De Ruiter en Van Kernebeek maken hun eindrapportages op. Hierin adviseren ze om alle patiëntsamenvattingen in Noord-Nederland via XDS NN beschikbaar te stellen. Het Martini Ziekenhuis gaat dit sowieso per 1 oktober doen voor alle oncologieverwijzingen naar het UMCG. “In theorie kunnen we de patiëntsamenvattingen vervangen door de BgZ”, zegt Van Kernebeek. “Maar, zoals voor zoveel ziekenhuizen geldt: de inrichting van ons epd is daar nog niet geschikt voor.” “Daarom hebben we bewust gekozen voor deze tussenstap”, voegt De Ruiter toe. “Natuurlijk willen we uiteindelijk discreet gegevens vastleggen en uitwisselen. Maar dit is wat we nu kunnen, en dit helpt de zorg al enorm.”
(Dit bericht verscheen eerder op de website van regionale oncologinetwerken)